Formation Gemini

Public visé

À qui s’adresse cette formation

Le public visé est celui des équipes dont la journée se déroule dans un environnement Google : rédaction dans un traitement de texte en ligne, suivi de chiffres dans une feuille de calcul partagée, échanges dans une messagerie professionnelle, fichiers rangés dans un espace commun. Profils bureautiques, marketing, gestion, direction : le dénominateur n’est pas le métier exercé, c’est le fait que la matière de travail soit déjà stockée et partagée dans ces outils.

Aucune compétence de développement n’est requise. Il est en revanche utile de venir avec des documents authentiques : un rapport en cours, une feuille de suivi, un fil de messages un peu long. La session travaille sur cette matière réelle : c’est la proximité entre l’assistant et vos fichiers qui fait l’intérêt du dispositif, et c’est là que les questions de périmètre se posent.

Une précision : les usages disponibles dépendent de l’offre souscrite. Le programme s’appuie donc sur des principes de travail, et la documentation Google en vigueur reste la référence pour l’inventaire des fonctions ouvertes à votre compte.

Compétences visées

Objectifs pédagogiques

Les objectifs portent sur des gestes que vous reproduisez seul, dans vos outils, une fois la session terminée. À l’issue de la formation, vous êtes capable de :

• Solliciter l’assistant depuis un document ouvert plutôt que de recopier son contenu ailleurs
• Distinguer les tâches qui gagnent à rester au contact du fichier de celles qui relèvent d’un échange séparé
• Cadrer une demande portant sur un document existant et en contrôler le résultat avant diffusion
• Établir quels fichiers un compte utilisateur peut atteindre, et pourquoi cela détermine le périmètre de l’assistant
• Vérifier les droits de partage d’un document avant de l’exposer à un traitement automatisé
• Établir la règle de vérification des partages à appliquer avant tout traitement automatisé

Point de vigilance

Le périmètre des données, contrepartie de l’intégration

Un assistant intégré à un espace de travail accède à ce que le compte de l’utilisateur peut déjà atteindre. C’est le principe à retenir, et il suffit à comprendre l’essentiel. Le principe annoncé par l’éditeur est qu’il s’appuie sur les droits déjà accordés au compte, sans en ouvrir de nouveaux. Ce périmètre se vérifie dans la documentation en vigueur et dans la configuration de votre organisation. Le périmètre de ce qu’il peut mobiliser est donc le reflet des droits accumulés sur un compte, dossier après dossier, invitation après invitation.

Cela déplace une question que l’on croyait administrative vers le terrain de la sécurité. Dans beaucoup d’organisations, les droits de partage se sont sédimentés : un dossier ouvert largement pour dépanner un collègue, un lien créé pour un prestataire et jamais refermé, un fichier hérité d’un projet clos. Tant que personne n’allait chercher ces documents, la situation restait sans effet visible ; dès lors qu’un assistant travaille au contact de cet ensemble, « qui a accès à quoi » redevient opérationnel.

Situation du document	Ce que cela signifie pour le périmètre	Réflexe à prendre
Fichier personnel, non partagé	Atteignable par votre seul compte	Vérifier tout de même la nature des informations qu’il contient
Document partagé avec une équipe	Atteignable depuis chacun des comptes concernés	S’assurer que la liste des personnes correspond encore au projet
Lien de partage ouvert largement	Périmètre difficile à établir avec certitude	Refermer le partage ou le restreindre à des personnes nommées
Dossier hérité d’un projet terminé	Droits souvent plus larges que nécessaire	Réviser les accès avant tout traitement automatisé
Pièce reçue d’un tiers ou d’un client	Contenu parfois soumis à un engagement de confidentialité	Se référer au contrat qui encadre cette pièce
Document contenant des données personnelles	Traitement encadré par le cadre juridique applicable	Consulter le responsable des données avant usage

Le réflexe enseigné tient en un geste préalable : lire qui figure dans le partage d’un document avant de demander quoi que ce soit à un assistant sur ce document. Ce contrôle prend quelques secondes et vaut surtout pour les fichiers qui circulent hors de l’organisation.

Sur le traitement des données par l’éditeur, la formation s’en tient à une position vérifiable : les conditions applicables dépendent de l’offre souscrite et se vérifient dans le contrat en vigueur. Les formules destinées aux organisations et les usages grand public ne relèvent pas des mêmes engagements, et ces engagements évoluent. La session vous apprend où chercher l’information, sans se substituer à votre direction juridique.

Organisation

Modalités

• Durée. Une journée de 7 heures, deux journées pour les programmes techniques.
• Format. Présentiel dans les centres du CIDFP ou classe à distance, en inter entreprises, en intra dans vos locaux, ou sur mesure.
• Groupe. De 3 à 8 participants en inter entreprises.
• Tarifs. 990 € HT par stagiaire et par jour en inter entreprises, 1 490 € HT par jour et par groupe en intra, à partir de 1 490 € HT en sur-mesure. Le CIDFP n’étant pas assujetti à la TVA, ces montants sont ceux que vous réglez.
• Évaluation. Questionnaire de positionnement avant la session, exercice de synthèse et évaluation à chaud en fin de session. Une attestation de fin de formation est remise à chaque participant.
• Accessibilité. Les formations sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Les besoins d’adaptation, qu’ils portent sur l’accès aux locaux, les supports, le rythme ou les outils, sont examinés avec le référent handicap lors de l’entretien préalable. Signalez votre besoin avant l’inscription.
• Organisme. Les sessions sont organisées avec le CIDFP, enregistré comme organisme de formation sous le numéro de déclaration d’activité 11941096094 (cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État) et certifié Qualiopi au titre de la catégorie d’action « actions de formation ».
• Financement. OPCO, plan de développement des compétences, fonds d’assurance formation des indépendants. Inscription jusqu’à 5 jours ouvrés avant la session, selon les places disponibles.

Cette formation est organisée dans le cadre du CIDFP, centre de formation certifié Qualiopi, dont la présentation figure en bas de la page Formations IA.

Vos questions

Questions fréquentes

Faut-il que toute l’organisation soit passée aux outils Google ?

Non, mais la formation prend son sens quand les documents de travail vivent déjà dans cet environnement. Si seuls les échanges transitent par Google, la partie documentaire perdra de sa portée. Les situations mixtes sont fréquentes et se traitent au cadrage : on identifie en amont les usages concernés et l’on adapte les ateliers.

L’assistant peut-il atteindre les documents de mes collègues ?

Le principe est celui rappelé plus haut : ce que votre compte peut déjà atteindre constitue le périmètre. Un document auquel votre compte n’a pas accès n’entre donc pas dans ce périmètre du seul fait qu’un assistant soit actif, sous réserve de la configuration retenue par votre organisation.

La conséquence est l’inverse de l’inquiétude habituelle : le point sensible n’est pas ce que l’assistant irait chercher indûment, c’est l’étendue réelle des droits dont chacun dispose sans en avoir conscience.

Nos contenus servent-ils à améliorer le modèle ?

Cela dépend de l’offre souscrite, et la réponse se lit dans le contrat en vigueur ainsi que dans la documentation de l’éditeur. La formation ne délivre aucune garantie sur ce point : elle vous montre où l’information se trouve, comment la relire régulièrement et comment la restituer à votre équipe.

Faut-il faire le ménage dans nos partages avant la session ?

Ce n’est pas un prérequis, et il est même plus instructif de ne pas l’avoir fait : regarder l’état réel des droits sur des dossiers que l’équipe croyait connaître produit une prise de conscience difficile à obtenir par un exposé. La session débouche sur une liste de points à reprendre, hiérarchisée selon la sensibilité des contenus ; le nettoyage relève ensuite de votre administration interne.